TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistema de información

• SISTEMAS DE INFORMACIÓN: es un conjunto de elementos que ayudan a la producción de un negocio o empresa que dependiendo de su extensión o importancia será la calidad del sistema.

• SISTEMAS DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO: es un conjunto de elementos y componentes informáticos reforzados por humanos  para un mejor desarrollo y desenvolvimiento en una empresa o negocio.

• RECURSOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: es necesario contar con el software y hardware necesario para que el sistema opere correctamente.

• RECURSO HUMANO: es quien maneja o interactúa con el sistema de información, y a su vez está formado por por las personas autorizadas para manejarlo.

como son: 

El programador: es el creador de dicho sistema.

Administrador: es quien se encarga de las transacciones más sensibles en base a la seguridad del sistema.

Usuario final: viene siendo aquel que tiene más relación con el sistema.

• Las actividades básicas de un sistema de información son cuatros:

1. Entrada
2. Almacenamiento
3. Proceso
4. Salida

Entrada de información: es la forma de extracción de datos para obtener alguna información.
existen dos tipos manuales y automáticas.

Manuales: son aquellas informaciones que tiene que insertar el usuario.
Automático: son las informaciones que por defecto obtiene el sistema en el cual el usuario no interviene.

• LAS UNIDADES TÍPICAS DE ENTRADAS SON LAS SIGUIENTES:

Las cintas magnéticas

Las unidades de diskette

 

Los códigos de barras

Los escáneres

La voz

Los monitores sensibles al tacto

El teclado 

El mouse.

Almacenamiento de información: este es uno de los procesos más importante ya que es el que tiene la capacidad de recordar y no solo eso si no que a través de él guardamos recuperarnos y almacenamos todo tipo de información. Las informaciones se guardan en archivos o carpetas.

Procesamiento de Información:
es quien efectúa los cálculos según la secuencia de operaciones elegida. Se pueden realizar los cálculos con los datos más recientes del sistema o los anteriores ya almacenados. Tanto los datos como las fuentes de información pueden ser utilizadas para la toma de decisiones gracias a la  transformación que esta permite por lo cual un tomador de decisiones puede general una productividad financiera a través de los datos contenidos en un estado de resultados o balance general en un año.

Salida de Información:

ES EL PROCESO DE SALIDA DE INFORMACIÓN PROCESADA o datos de entrada al exterior (salida) . las unidades de salidas frecuentes son las de:
 impresoras

terminales

diskettes

cintas magnéticas

la voz

 los graficadores

y los plotters

nota: con las salidas de (SI) podemos construir las entradas de otros (SI) o módulo. Existen también lo que son las salidas automáticas Ej: Un sistema de control para los clientes es de salida automática por el sistema de contabilidad por la generación de pólizas contables de los procesos de clientes.

Estas son las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Información:

Ejemplos Entradas de información en un sistema:

 Datos generales del cliente: nombres,apellidos, dirección, tipo de cliente,teléfonos, etc.

  Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago,minimo credito, etc.

  Facturas (interfase automático). Pagos, depuraciones, etc.

Ejemplos Procesos en un sistema:

  Cálculo de antigüedad de saldos.

  Cálculo de intereses moratorios.

  Cálculo del saldo de un cliente.

Ejemplos Almacenamiento  de información en un sistema:

  Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

  Catálogo de clientes.

  Facturas.

Ejemplos Salidas de información en un sistema:

  Reporte de pagos.

  Estados de cuenta.

  Pólizas contables (interfase automática)

  Consultas de saldos en pantalla de una terminal. 

Tipos y Usos de los Sistemas de Información

Dentro de las organizaciones los (SI) cumplirán 3 objetivos básicos:

1-Automatización de procesos operativos.

 implantación y uso.

Los (SI) que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización u institución, son: Sistemas Transaccionales, ya que su principales funciones son: pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.

 Los Sistemas de Información también se apoyan en las  tomas de decisiones como:

 Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones

Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo

 Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones

 y Sistema de Información para Ejecutivos. 

El tercero, es el de los Sistemas Estratégicos, y se desarrollan en las organizaciones con la finalidad de obtener o ser más competentes, a través del uso de la tecnología.

2. facilitar información útil para el proceso de toma de decisiones.

Sistemas Transaccionales:

  sus características:

0. A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

0. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

0. Son intensivos en entrada y salid de información sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

0. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. 

0. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. 

Sistemas de Apoyo de las Decisiones.

sus características son:

0. Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

0. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

0. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

0. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

0. Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

0. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos. sus características son:

0. Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

0. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

0. Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

0. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

0. Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. 

Evolución de los Sistemas de Información: Del contenido anterior se desprende la evolución o superación  que tienen los (SI) en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En los setenta,el autor y profesor  Richard Nolan, de la Escuela de Negocios de Harvard, creó una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.

Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, como son:

0.  Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

0. Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad.

0.  El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad.

0. El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación.

0. El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación.

0. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra.

0. Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa. 

Etapa de contagio o expansión: Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

0. Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar.

0. Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, las cuales son:

 facturación

 inventarios

control de pedidos de clientes

proveedores

 cheques

0. El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Controlaría.

0. El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas.

0. Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.

0. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios.

0. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa. 

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:

0. Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta).

0. Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

0. El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas.

0. El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.

0. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación.

0. Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado técnicamente.

0. Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:

0. La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.

0. Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.

0. En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.

0. El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.

0. En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.

0. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:

0. El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.

0. Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.

0. El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

0. Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección).

0. Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico.

0. En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.